Если временный перевод стал постоянным

(Актуализировано на 23.02.2023)

Какие документы нужно оформить, если временный перевод превратился в постоянный? Надеюсь, вы уже поняли, что условие о дате начала работы мы изменять не можем 😊, об этом читайте в публикации «Изменение условий трудового договора: переводы».

Предлагаю инструкцию из восьми шагов. Возможно, в кадровом документообороте вашей организации есть некая специфика, тогда их будет больше, но это – основные.

Шаг 1. Дополнительное соглашение к трудовому договору

В части первой ст. 72.2 ТК РФ говорится: «Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным».

Некоторые специалисты считают, что в этом случае дополнительного соглашения к трудовому договору оформлять не нужно, так как временный перевод стал постоянным автоматически.

Если вы всё же будете оформлять соглашение, помните, что все условия трудового договора, измененные при переводе работника, остаются в силе, работнику и работодателю остаётся лишь признать временный перевод постоянным. Обратите внимание: перевод признаётся постоянным с даты вступления в силу соглашения о временном переводе:

«…стороны договорились о следующем: признать перевод Сидоровой П.Ю. на должность менеджера отдела маркетинга постоянным с 09.01.2023».

Шаг 2. Приказ о признании временного перевода постоянным

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издаётся приказ либо распоряжение работодателя о признании перевода постоянным.

Даже если допсоглашение вы решили не оформлять, распорядительный документ обязателен как основание для внесения записи в трудовую книжку, ведь до сего момента эта информация в ней отсутствовала (сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся –  п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Нажмите на изображение для увеличения

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

При внесении записи в трудовую книжку не забудьте о двух моментах:

· в графе № 2 нужно указать дату временного перевода, то есть дату, с которой перевод признан постоянным;

· в графе № 4 указываются реквизиты двух приказов (распоряжений): о временном переводе и о признании временного перевода постоянным.

Нажмите на изображение для увеличения

Шаг 4. Внесение записи в личную карточку

Не забудьте продублировать данную запись в личной карточке работника (если вы не отказались от ведения данного документа).

Нажмите на изображение для увеличения

Обратите внимание: с 01.09.2021 заверять подписью работника записи в разделе III личной карточки не нужно!

Шаг 5. Внесение корректировок в штатную расстановку

Если вы ведёте штатную расстановку, то в неё также нужно внести соответствующие корректировки: убрать отметки о том, что перевод временный, и освободить штатную единицу, которую работник занимал в прежней должности, тем самым образовав вакансию.

Шаг 6. Подшивка документов в личное дело

Если в организации на данную категорию работников ведутся личные дела, не забудьте подшить копии документов о признании перевода постоянным (если это предусмотрено правилами ведения личных дел вашей организации).

Если у вас личные дела расставлены по структурным подразделениям, вам нужно перенести личное дело в раздел соответствующего структурного подразделения.

Шаг 7. Работа с базами данных

Не забудьте актуализировать базы данных, если у вас отсутствует программа автоматизированного кадрового учёта.

Шаг 8. Предоставление отчёта в СФР

До 25 числа следующего месяца нужно предоставить в СФР титульный лист и заполненный подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.

При заполнении соблюдайте следующие правила:

• в графе 2 проставляете дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
• в графе 3 указываете кадровое мероприятие «Перевод»;
• в графе 5 - наименование новой должности (специальности, профессии) с указанием структурного подразделения, если условие о подразделении указано в трудовом договоре;
• в графе 6 — код выполняемой функции по новой должности (специальности, профессии);
• в графах 8, 9, 10 - реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, и приказа, на основании которого работник переведен на постоянной основе.

©Татьяна Самородских, 2023

Также вам будет интересно:

· Приказ о признании срочного трудового договора бессрочным

· Перевод с декретной ставки на постоянную

· Обязательно ли вести личные дела работников?

· Нужно ли вести личную карточку на совместителя?