Нужно ли вести личную карточку на совместителя?

Вопрос с кадрового форума:

«Нужно ли вести личные карточки на совместителей, ведь записи в их трудовые книжки вносятся по основному месту работы?»

Отвечает Татьяна Самородских:

Личная карточка связана не только с трудовой книжкой, это – учётный документ, содержащий самые полные сведения о работнике: его образовании, составе семьи (оговоримся – данные сведения работник сообщает по своему желанию), наградах, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, стаже, всех этапах его трудовой деятельности – приёме, переводах, увольнении и др.

Хотя унифицированные формы уже не обязательны к применению, многие организации утвердили их и продолжают использовать. В указаниях по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, содержащихся в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», говорится, что личные карточки заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу. При этом не разграничиваются работники, принятые на основную работу, и принятые на работу по совместительству.

Поэтому, безусловно, если к вам в организацию пришёл совместитель, вам следует вести на него личную карточку в том же порядке, что и на основных работников.

***

Чаще возникают вопросы, стоит ли вести личные карточки на внутренних совместителей.

Когда я только начинала работу в области кадрового учёта и впервые столкнулась с ситуацией внутреннего совместительства, у меня возник такой же вопрос, и я обратилась к изданию, бывшему на тот момент для меня авторитетным. Там я прочла такую рекомендацию: «Заводить вторую личную карточку на внутреннего совместителя не нужно, потому что у вас один и тот же работник. А сведения о работе по внутреннему совместительству отражают в разделе III личной карточки».

Я послушно последовала этому совету, и лишь когда начала путаться при занесении сведений об использованных отпусках, в душу закрались сомнения.

Сейчас я с твёрдой уверенностью могу сказать: вести отдельные личные карточки на внутренних совместителей нужно, и вот почему…

Да, работник у вас один и тот же, но его трудовая деятельность по совместительству отличается от основной работы не только сведениями о приёме, которые заносятся в раздел III личной карточки. Другой будет также следующая информация:

· дата составления личной карточки;

· табельный номер;

· характер работы (возможно, основная работа – постоянная, а по совместительству будет временной);

· вид работы;

· номер и дата трудового договора;

· образование – возможно, если для приёма на работу по совместительству потребуется документ об образовании, который был не востребован при приёме на основную работу;

· приём на работу и переводы на другую работу;

· аттестация – возможно, если по данной должности проводится аттестация. Такое встречается, например, у педагогических работников;

· отпуск;

· основание прекращения трудового договора.

Как видим, не так уж мало – практически, процентов 30-40% сведений у совместителя будут другими. И вписывать их в личную карточку основного работника неудобно и неправильно.

За время своей основной работы у данного работодателя работник может несколько раз заключать трудовой договор о работе по совместительству, возможно, на разные должности, его рабочий год по совместительству не будет совпадать с рабочим годом по основной работе и т.д. – всё это, занесённое в одну личную карточку, запутает кадровика и будет выглядеть неким «винегретом», мешаниной из надписанных вверху и потом зачёркнутых сведений.

Если проанализировать состав реквизитов личной карточки, можно сделать вывод, что она привязана не к работнику, а к трудовому договору. На каждый трудовой договор – новая личная карточка, закончились трудовые отношения – личная карточка закрывается сведениями о прекращении трудового договора и подписями работника и специалиста кадровой службы.

__________

***Дополнено 10.12.2021: с 01.09.2021 вступил в силу Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н. В нём отсутствует требование знакомить работника под подпись с каждой записью, внесённой в ТК, путём дублирования её в личной карточке Т-2, то есть и при увольнении работник не должен расписываться в личной карточке.

__________

Напомню, что сведения о совмещении профессий (должностей) в личную карточку не вносятся. Чем отличается совместительство от совмещения – см. в моем видео.

©Татьяна Самородских, 2018

Также вам будет интересно:

· Можно ли обновить личную карточку работника?

· Вкладыши в личную карточку

· Работа по совместительству – запись в трудовой книжке

· Сведения о повышении квалификации в личной карточке