Записи о повышении квалификации в трудовой книжке

В данной статье понятия «повышение квалификации» и «профессиональная переподготовка» в соответствии со ст. 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ«Об образовании в Российской Федерации» будут объединены в термин «дополнительное профессиональное образование» (ДПО).

Почему не все кадровики вносят записи о повышении квалификации в трудовые книжки?

Публикация о внесении в трудовую книжку записей о ДПО неожиданно вызвала много вопросов. Читатели спрашивают:

• Как работник узнает, что он должен предоставить документ для внесения такой записи?
• Кто должен вносить такие записи? Можно ли внести их «задним числом»?
• Какова ответственность работодателя за невнесение этих записей в трудовую книжку?

Создалось впечатление, что для многих кадровиков эта тема стала открытием. И не без оснований. Повторюсь, что и я в своей практике ни разу не встречала во множестве трудовых книжек, прошедших через мои руки, таких записей.

Думаю, дело здесь в том, что кадровикам достаточно оригинала документа о ДПО, который работник предоставляет в отдел кадров, с которого снимается копия и помещается в личное дело. Возможно, кадровики экономят место ДПО работника у них имеются, ни к чему дублировать это в трудовой книжке. А может, дело как раз в том, что необходимость внесения такого рода записей не особенно обозначена в нормативных документах.

Как мы знаем, работа с трудовыми книжками регламентируется двумя основными документами:

 - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила);

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция).

Именно в п. 21 Правил говорится о том, что в трудовую книжку вносятся записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. И это единственное упоминание о записях такого рода.

В качестве примера записи об установлении работнику квалификации в Инструкции приводится запись о получении работником второй профессии - «электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. Примеры записей о повышении квалификации или профессиональной переподготовке отсутствуют.

Частые вопросы о внесении записей о повышении квалификации в трудовую книжку

Исходя из формулировки п. 21 Правил: «по месту работы», можно сделать вывод, что записи вносит работодатель, во время работы у которого работник получил ДПО. А конкретно – специалист, на которого приказом по организации возложена обязанность ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек.

Указание на срок внесения записей о квалификации содержится в п. 10 Правил: «Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока».

Здесь такой нюанс: работодатель не издаёт приказ о повышении работником квалификации либо его профессиональной переподготовке. Факт успешного прохождения работником программы ДПО подтверждается полученным документом: удостоверением о повышении квалификации либо дипломом о профессиональной переподготовке. Следовательно, кадровик может внести запись лишь по предъявлении работником такого документа. А работник может и не знать, что он должен предоставить такой документ.

Поэтому здесь будет уместным взять с работника заявление, которым он просит внести запись в его трудовую книжку в соответствии с предоставленным документом. 

Нажмите на изображение для увеличения

Нажмите на изображение для увеличения

Заявление должным образом регистрируется, и в течение недели кадровик вносит в трудовую книжку нужную запись.

Знакомить работника с данной записью в личной карточке не нужно, т.к. в п. 12 Правил говорится, что работодатель обязан знакомить владельца трудовой книжки под роспись в его личной карточке лишь со сведениями о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

При этом следует обратить внимание, что записи о ДПО вносятся в специальные разделы личной карточки - "Повышение квалификации" и "Профессиональная переподготовка". Здесь порядок записи несколько отличается от порядка, установленного для трудовой книжки. В конце есть графа "Основание", в которую могут вноситься реквизиты приказа о направлении работника на обучение либо о направлении в командировку, если её цель - получение ДПО. 

Если такого приказа не было, графа остаётся пустой. Вот как могут выглядеть записи из примеров первой публикации:

Нажмите на изображение для увеличения

Нажмите на изображение для увеличения

Что касается ответственности за невнесение таких записей в трудовую книжку, я нашла лишь одно «мнение из авторитетных источников», как оно названо на сайте http://alt-x-narod.ru. Персона достаточно известная – И.И. Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. К сожалению, нет ссылки на документ (обычно это письма Роструда), возможно, это было какое-то интервью. Из этого фрагмента понятно, что инспектор Гострудинспекции может как простить нарушителя, так и привлечь к ответственности:

«Из авторитетных источников

Шкловец И.И., Роструд

"Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек предписывают работодателю при приеме граждан на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, делать на титульном листе трудовой книжки записи об образовании, профессии, специальности на основании соответствующих документов (Статья 65 ТК РФ; п. 2.1 Инструкции; пп. «б» п. 9 Правил). Если же работодатель не внес такие записи в трудовую книжку на основании принесенных работником документов, то в этом случае возможно привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Представляется, что невнесение в трудовую книжку таких записей в случае, если поручаемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки, не нарушает прав и интересов работника и не является нарушением законодательства о труде. Вместе с тем в предписании инспектор может указать на необходимость внесения записи».

Как работник узнает, что он должен предоставить документы о повышении квалификации?

По моему мнению, работник должен предоставить документ о ДПО в следующих случаях:

• Квалификационные требования к должности, которую он собирается занять либо в порядке приёма на работу, либо в порядке перевода, предусматривают наличие ДПО по определённому направлению.
• Для прохождения аттестации необходимо наличие ДПО.
• Работник был направлен на ДПО работодателем, и по окончании курса обязан отчитаться о прохождении обучения.

Иногда работник может сам решать, предоставлять ли ему такой документ, в результате чего он получит некие бонусы, либо промолчать о наличии у него ДПО:

•  Системой оплаты труда у данного работодателя предусмотрено установление стимулирующей надбавки за наличие ДПО.

•  В данной организации наличие ДПО является обязательным условием выдвижения в кадровый резерв, продвижения по карьерной лестнице.

Если же работник получил ДПО в нерабочее время за свой счёт, и это образование не имеет отношение к его нынешней работе, он может не иметь никакого стимула заявлять о своей новой квалификации. Законодательство в таком случае не обязывает его предъявлять полученные документы. Более того, некоторые работники опасаются, что работодатель, узнав об их новых умениях, заставит их выполнять работу, не входящую в должностные обязанности.

©Татьяна Самородских, 2017

Читайте ещё о трудовых книжках:

• Безопасность информации в кадровой службе. Требования к помещениям и оборудованию
• Как я спасала трудовые книжки…
• 10 интересных фактов из истории трудовой книжки