Некоторые аспекты разработки локальных нормативных актов

Вопрос с форума сайта «Кадровик-практик»:

16.12.2016 15:57:16

Здравствуйте! Когда утверждаю Положение или ДИ, в конце обязательна ли часть:
Разработал*****
Согласовано*****
Или достаточно грифа Утверждаю?

(Орфография и стиль оригинала сохранены)

Отвечает Татьяна Самородских:

Такие правила компания разрабатывает сама. Обычно сначала разрабатывается положение о разработке ЛНА, в котором указывается порядок разработки, согласования, утверждения, оформления, хранения, ознакомления и т.д. Такие пункты могут быть прописаны в Инструкции по делопроизводству. И не смотря на то, что такие документы впрямую не предусмотрены трудовым законодательством, сложилась определённая практика их разработки.

Специалисты советуют указывать в конце документа, кто разработал. И тем более, такие сложные документы необходимо согласовывать с заинтересованными должностными лицами. Обязательно согласовывают с юридической службой, если такая имеется в вашей организации (возможно, это просто отдельный юрисконсульт), с кадровой службой, с руководителем, отвечающим за данное направление работы, в общем, сами по своей структуре смотрите. Реквизит согласования оформляется в разных компаниях по-разному: мне встречались документы, где все подписи согласующих лиц стоят в конце документа, под подписью разработчика, а также документы, где сведения о согласовании указываются на титульном листе.

При разработке должностных инструкций обязательно нужно учитывать мнение  представителей работников, если таковые есть в вашей организации, т.к.они содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ), отметка об этом также проставляется на титульном листе ДИ.

Порядок утверждения также прописываете сами, он может осуществляться в двух вариантах: 

1) приказом руководителя, тогда на титульном листе ЛНА будет реквизит "Утверждено приказом директора   от 00.00.0000 № ...";

2) утверждается подписью директора на самом документе, тогда реквизит такой: "Утверждаю, подпись, фио, дата, расшифровка".

Согласование - тоже процесс серьёзный, от того, как вы его проведете, зависит в итоге качество и работоспособность самого ЛНА, т.е. будет ли это просто формальная бумажка либо рабочий документ, реально регламентирующий бизнес-процессы.

Обычно оформляют так называемый лист согласования документа, который сопровождает весь этап согласования. Он прикрепляется к проекту ЛНА, в нём свои подписи проставляют должностные лица, согласные с проектом. Если есть замечания, дополнения, согласующее лицо не подписывает проект, а помечает: "Замечания прилагаются". Замечания оформляются на отдельном листе. 

В некоторых организациях проекты правил, инструкций, регламентов, документы по их разработке (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) оформляются в отдельное номенклатурное дело со сроком хранения 5 лет ЭПК (см. п. 29 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

©Татьяна Самородских, 2016

• Как лучше прописывать должностные обязанности, чтобы избежать дальнейших конфликтов - в материале "А у вас есть должностная инструкция?"
• Как правильно назвать документ - в материале "Нужна ли уборщице должностная инструкция?"
• Как отличить одну должностную инструкцию от другой - в материале "Ещё немного о разработке должностных инструкций"
• Всегда ли нужно знакомить работников с приказами - в видеоуроке "Ознакомление работника с приказом: обязательно ли?"