Комментарии
к моему материалу «Можно ли обновить личную карточку работника?» заставили меня обратиться к этой теме. Что делать, если
место для записей в
личной карточке закончилось? Никаких
инструкций на этот счёт законодатель не даёт, практики дают самые разнообразные
советы: подклеивать листочки к разделу, в котором закончилось место, завести
новую карточку и вложить в старую и т.д.
Начну
с того, что в организациях, где я работала, не было готовых бланков личной
карточки на картонных листах, поэтому набирали на компьютере. Получалось два
листа формата А4, первый лист – 1и 2 страницы, второй лист – 3 и 4 страницы.
Каждый лист вкладывался в файл, и оба файла помещались в номенклатурное дело «Личные
карточки работников» в алфавитном порядке. Это было удобно для постоянного
использования: вся информация видна и в то же время листы не замусоливаются.
Но
вот в каком-то из разделов закончилось место для записей. Что делать? Я
оформляла дополнения к личной карточке, каждое из которых было целиком
посвящено одному разделу. Наверху указываются сведения о работнике, которые помогут
идентифицировать листок, если по каким-то причинам он окажется переложенным в
другое место.
Вы
можете сами выбрать информацию, которую будете указывать в начале
дополнительного листа. Я считаю, обязательными должны быть фамилия, инициалы
работника и табельный номер. Если работник является также и внутренним
совместителем, ему присваивается другой табельный номер, поэтому вы сможете
легко определить, к какой личной карточке относится дополнение.
В
некоторых организациях личные карточки регистрируют в журнале учёта, присваивая
им номера. В таком случае можно на дополнительном листе указать регистрационный
номер личной карточки. Мои дополнительные листы выглядели так:
Некоторые
кадровики советуют также указывать должность и структурное подразделение. Я
думаю, это излишне. Что вы будете делать в случае перевода работника?
Переделывать все дополнения? В случае изменения фамилии достаточно будет
зачеркнуть прежнюю фамилию одной чертой и сверху написать новую, табельный
номер не изменится.
Советую
посвящать одному разделу не просто каждую страницу дополнительного листа, а
лист целиком, так как складывать их нужно по порядку разделов. Либо же на
оборотной стороне листа распечатывать следующий раздел, даже если в личной
карточке он ещё не закончился, чтобы соблюсти порядок разделов.
Чтобы
указать, что в разделе есть продолжение записей, в самой личной карточке в
конце раздела я писала: «См. дополнение к личной карточке», таким образом
обеспечивая преемственность записей.
Можно
назвать дополнительные листы вкладышами, в таком случае изменится название: «Вкладыш
к личной карточке Ивановой И.И., таб. № 825».
Каждый
такой дополнительный лист также вкладывается в отдельный файл и помещается в
номенклатурное дело «Личные карточки работников» к соответствующему документу.
Что происходит с личной карточкой в случае увольнения работника?
У
меня в номенклатуре дел отдела было два дела: «Личные карточки работников» и «Личные
карточки уволившихся работников». При увольнении работника я изымала личные
карточки вместе со всеми вкладышами и дополнениями, помещала все эти листы в
один файл, так как больше не требовалось работать с ними, и убирала в дело «Личные
карточки уволившихся работников» в алфавитном порядке.
По
окончании календарного года я формировала дело «Личные карточки работников,
уволившихся в 0000 году». Составляла опись, листы пронумеровывала, прошивала,
скрепляла печатью и помещала в шкаф, так как архива в организации не было. Это
просто был так называемый архивный шкаф, где хранились документы, выведенные из
оперативного оборота.
©Татьяна Самородских, 2017
Ещё о работе с кадровой документацией:
©Татьяна Самородских, 2017
Ещё о работе с кадровой документацией:
1 комментарий:
"По окончании календарного года я формировала дело «Личные карточки работников, уволившихся в 0000 году». Составляла опись, листы пронумеровывала, прошивала, скрепляла печатью и..." а что Вы скрепляли печатью? А Вы вшивали лист-заверитель дела, если вшивали, то он не заверяется печатью. Далее,и это моё мнение, если личную карточку вести на компьютере и потом распечатывать, то можно сразу предусмотреть дополнение строк в разделах, в которые вносятся записи, например "Раздел Отпуска" (это вообще головная боль кадровиков). При смене фамилии, имени, отчества, новая карточка не заменяется, Вы правильно пишите, что зачеркнуть одно линией и поместить в скобки, а сверху написать новые данные (не закрашивать, не заклеивать). Таки данные как паспорт, место жительства в мою бытность работы инспектором по кадрам на заводе, я писал карандашом, просто они не несут информационную нагрузку. В дополнении достаточно указать ФИО и рабочий(табельный) номер (если присваиваются)если не присваиваются, то указать кем работает (по поводу того, что может измениться должность, то это не страшно, самое главное, что у него в карточке есть первая запись по какой должности, профессии он принят, не усложняйте работу архивариусу.
Отправить комментарий