Можно ли обновить личную карточку работника?

Иногда у кадровиков возникает вопрос: можно ли обновить личную карточку работника, если она по каким-то причинам стала негодной (истрепалась, помялась, случайно повреждена и т.д.), либо велась неправильно? Последний вопрос может появиться у кадровика, пришедшего в новую организацию и увидевшего ошибки предшественника.

Если ошибочная запись единична, то не стоит обновлять личную карточку полностью. Ошибочную запись можно исправить. Рекомендации содержатся в ответе специалистов Роструда от 12.02.2014 в сервисе Онлайнинспекция.рф: «Если в личную карточку внесены неверные сведения, то соответствующую запись необходимо зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым текстом нужно надписать исправленные сведения, а на полях напротив соответствующей строки добавить надпись «Исправлено» и подтвердить ее подписью кадрового работника, указав при этом дату исправления сведений».

При этом специалисты Роструда ссылались на Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР (п. 4.2).

__________

С 1 января 2022 г. данное Положение не подлежит применению на территории Российской Федерации (Приказ Минфина России от 30.04.2020 № 184 «О признании недействующими...»), вместо него вступил в силу Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Вопросам исправления документов бухгалтерского учёта посвящён раздел III.

__________________

Если же ошибок в личной карточке много либо она пришла в негодность, специалисту кадровой службы следует известить об этом руководителя организации посредством служебной записки, в которой он указывает на выявленные факты и обосновывает необходимость оформления новых личных карточек.

По итогам рассмотрения служебной записки руководитель принимает решение: оформить новые личные карточки либо не оформлять. Если принято решение оформить новые документы, издаётся приказ по организации, в котором специалисту кадровой службы даётся поручение в установленный срок оформить новые личные карточки конкретным работникам. При этом нужно помнить, что переоформить личные карточки можно только на работающих сотрудников, т.к. в личной карточке необходимы будут их подписи.

Также специалисту, который будет переоформлять личные карточки, необходимо принимать в расчёт изменения правил ведения трудовых книжек, повлёкшие за собой изменения в заполнении личных карточек: работники, принятые на работу до 01.09.2021, должны были расписываться на второй странице, заверяя сведения о себе, и на третьей странице в разделе III. «ПРИЁМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ», а работники, принимаемые после указанной даты, - только на второй.

Что касается срока хранения личных карточек, кадровики должны руководствоваться двумя документами:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (ст. 444)

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1).

©Татьяна Самородских, 2023

О том, что делать, если в личной карточке закончилось место для записей, читайте в материале "Вкладыши в личную карточку"

Ещё о работе с личными карточками:

• Сведения о повышении квалификации в личной карточке
• Нужно ли отражать изменение оклада в личной карточке?
• Нужно ли вести личную карточку на совместителя?
• Как не запутаться в формулировках