Обязательно ли вести личные дела работников?

Вопрос с кадрового форума:

Подскажите пожалуйста, обязательно ли наличие личных дел в организации? Можно ли все документы хранить просто в файле и называть это «Личный файл сотрудника»?

Отвечает Татьяна Самородских:

Под личным делом понимается совокупность документов, относящихся к трудовой деятельности работника: документы о приёме, переводе, увольнении, поощрении, наказании и т.д. Безусловно, очень удобно для специалистов по кадрам, чтобы такие документы были собраны в одном месте, поэтому перед кадровиком неизменно встаёт вопрос, заданный выше.

Обязательным является ведение личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих. Этот вопрос регулируется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Все остальные организации вправе сами решать этот вопрос: вести ли им личные дела работников, на какие категории работников вести личные дела, какие документы включать в состав личного дела и т.д.

Варианты встречаются самые разнообразные:

· личные дела ведутся только на основных работников;

· личные дела ведутся только на постоянных работников;

· личные дела ведутся только на руководителей:

· различные сочетания вышеуказанных вариантов.

Чтобы установить порядок в этой области кадрового документооборота, разработайте локальный нормативный акт, который может называться инструкцией, регламентом или положением о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

В этом документе можно предусмотреть следующие вопросы:

1) на какие категории работников ведутся личные дела;

2) какое структурное подразделение или должностное лицо является ответственным за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел;

3) кто осуществляет контроль за порядком работы с личными делами;

4) какие документы включаются в состав личного дела;

5) какие требования предъявляются к оформлению документов личного дела;

6) как производится учёт и хранение личных дел;

7) могут ли, кому и в каком порядке выдаваться личные дела

и все другие важные моменты, которые вы считаете нужным отразить в локальном нормативном акте.

Также в этом документе вы можете привести образцы обложки личного дела, журнала по учёту личных дел, контрольной карточки и описи документов личного дела.

©Татьяна Самородских, 2018

Читайте также:

Безопасность информации в кадровой службе. Требования к работе с документами

Можно ли обновить личную карточку работника?

Нужно ли регистрировать заявления работников?