Кадровая документация – регулируем документооборот

После долгих каникул участники клуба «Наш труд» встретились вновь на площадке библиотеки № 22 им. Д.Н. Мамина-Сибиряка.

В этот раз мы говорили о кадровых документах:

· какими они бывают;

· какие из них обязательные, какие – факультативные, а какие становятся обязательными при определённых условиях;

· как формировать документы в дела;

· как составить номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству;

· нужно ли и как именно регистрировать заявления работников;

· как присваивать индексы приказам;

· как защитить информацию в работе с кадровыми документами.

По напряжённому вниманию слушателей я поняла, что тема, обещавшая быть довольно скучной, на самом деле, очень востребована, но за полтора часа невозможно объять необъятное, ведь в этом деле столько нюансов! Ну что же – значит, можно в дальнейшем посвятить время более детальному знакомству с определёнными документами.

Как выяснилось в ходе встречи, ни у кого в организации нет инструкции по делопроизводству либо другого локального нормативного акта, регулирующего кадровый и общий документооборот.

Интересными оказались и довольно прикладные вопросы: как оформить журнал регистрации заявлений работников, как его заполнять, как организовать систематизацию приказов и т.д.

Последняя часть – обеспечение безопасности информации при работе с кадровыми документами – вызвала оживление, так как некоторые рекомендации казались весьма забавными. Но, как показала, например, моя личная практика, многие из этих советов даются не зря, они выстраданы и проверены самой жизнью.

Например о том, зачем в отделе кадров должна всегда храниться тара для эвакуации документов в случае чрезвычайной ситуации, я поняла после падения метеорита (см. публикацию «Как я спасала трудовые книжки»).

Как всегда, слушатели открыли для себя много нового и неожиданного 😊:

· личные дела необязательны для ведения, если вы не относитесь к государственной либо муниципальной службе;

· протокол заседания аттестационной комиссии, акт о неявке работника для объяснения причин прогула и представление к награждению почётной грамотой – это тоже кадровые документы;

· документы могут вестись в электронном виде, при этом правила их ведения также необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству;

· в длительные сроки хранения документов по личному составу внесены изменения

и др.

Я подготовила для участников перечень нормативно-правовых актов, которые могут помочь в работе с кадровой документацией.

©Татьяна Самородских, 2018

Читайте по теме:

· Формирование кадровых документов в дела: 14 полезных советов

· Номенклатура дел кадровой службы: 10 полезных фактов 

· Приём-передача трудовых книжек 

· Как проверить персональные данные работника 

· Ознакомление работника с приказом: обязательно ли? 

· Нужно ли регистрировать заявления работников?