Близится к концу
календарный год, это означает, что нужно привести в порядок документы для
дальнейшего хранения, оформить новые дела на предстоящий год.
Если до этого вы
пребывали в состоянии документационного хаоса, у вас есть хороший шанс с января
начать новую жизнь 😊
Для этого предлагаю
ознакомиться с полезными фактами, которые помогут вам составить номенклатуру
дел кадровой службы.
****
1. Систематизируйте
документы своего подразделения (даже если вы - единственный специалист, ведущий
данное направление) и составьте перечень – номенклатуру дел.
2. Номенклатура дел
структурного подразделения является составной частью общей номенклатуры дел –
основного учётного документа дел организации.
3. Номенклатура дел
включает следующие графы;
- 1 – индекс дела;
- 2 – заголовок дела;
- 3 – количество единиц хранения;
- 4 – срок хранения и номер статей по перечню;
- 5 – примечание.
4. Индекс дела состоит из
двух чисел: первое – номер структурного подразделения, второе – порядковый
номер дела по номенклатуре. Если в вашей организации в других документах
используются номера (коды) подразделений, например, в штатном расписании, в
расчётных листках, то во всех документах, включая номенклатуру, они должны быть
одинаковыми. Номера записываются арабскими цифрами, например: 07-01, где 07 –
код подразделения, 01 – порядковый номер дела по номенклатуре дел
подразделения.
5. В заголовках дел не
должны использоваться расплывчатые, неконкретные формулировки: «общая
переписка», «разные документы». Заголовок должен четко и в обобщенной форме
отражать основное содержание и состав документов дела, например: «Приказы о
предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска».
6. Графу 3 заполняют в
конце года, когда уже будет ясно, сколько томов (частей) в данном деле. Указывают
номер тома (части) и крайние даты документов каждого тома:
Т. 1. 09.01.2017 –
31.05.2017
Т. 2. 01.06.2017 –
30.12.2017
7. Для определения сроков
хранения используют следующие документы:
- типовой или ведомственный перечень;
- типовую или ведомственную номенклатуру;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
Примечание: С 18 февраля 2020 г. вступил в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу»).
8. В графе 5 «Примечание»
отметки делаются в течение всего срока действия номенклатуры. Здесь можно
указывать сведения:
- о заведении дел («Заведено»),
- о переходящих делах («Переходящее с 2014 г.»),
- о выделении дел к уничтожению,
- о передаче дел в другую организацию для продолжения,
- место хранения подлинников документов, если в кадровой службе хранятся их копии,
- о том, что дело ведётся в электронном виде с указанием наименования информационной системы («Электронные документы. СЭД «Кадры», БД «Акты»);
- о должностных лицах, ответственных за ведение дела, и др.
9. В номенклатуру дел не
включаются периодические издания, выписываемые организацией, книги, брошюры,
рекламные буклеты и т.п.
10. Если в течение года в
деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой
дел, то заголовки этих дел включаются в номенклатуру дополнительно. Для этого в
каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера.
****
О том, как правильно
формировать кадровые документы в дела, читайте в материале «Формирование кадровых документов в дела: 14 полезных советов».
Также вам может быть
интересно:
- Безопасность информации в кадровой службе. Требования к работе с посетителями
- Ознакомление работника с приказом: обязательно ли?
- Нужно ли регистрировать заявления работников?
- Как проверить персональные данные работника
Ещё больше полезной информации вы можете найти, приобретя запись вебинара "Личное заявление работника: как выстроить систему"
Комментариев нет:
Отправить комментарий