Формирование кадровых документов в дела: 14 полезных советов

(Обновлено 28.02.2024)

В материале «Номенклатура дел кадровой службы: 10 полезных фактов» мы подготовились к составлению номенклатуры на новый календарный год.

Как же, собственно, формировать документы в дела, рассмотрим ниже – ловите 14 полезных советов!

****

1. Помните, что дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела:

•          черновые экземпляры;
•          дублетные экземпляры (за исключением особо ценных),
•          документы, подлежащие возврату.

3. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

4. В дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют:

• переходящие дела, например, трудовые договоры, если они хранятся у вас в отдельном деле;
• личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
• документы выборных органов и их постоянных комиссий, например, аттестационной, премиальной, дисциплинарной и др., которые группируются за период их созыва.

5. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

6. Внутри дела документы размещаются таким образом, чтобы последовательно осветить историю определённого вопроса, при этом внутри раздела они помещаются в хронологическом либо алфавитном порядке, в зависимости от содержания документов.

Например, в рамках личного дела рекомендуется помещать документы тематически: о работе (приём, переводы, дополнительная работа, увольнение), о награждении, оценке работника, прохождении аттестации и т.д., а внутри данных разделов – в хронологическом порядке.

7. Приложения к документам помещаются вместе с ними, независимо от даты утверждения или составления. Приложения объёмом свыше 250 листов составляют отдельное дело.

8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Например, если должностные инструкции утверждаются приказами руководителя, то они являются приложением к этому приказу, на титульном листе инструкции будет гриф «Утверждена приказом от 00.00.0000 №00», если же инструкции утверждаются подписью руководителя, то они являются самостоятельным документом, формируются в отдельное дело, и в грифе утверждения будет «Утверждаю, подпись и ФИО руководителя, дата».

9. Если в организации за общий документооборот и за кадровый учёт отвечает одно должностное лицо, например, секретарь или делопроизводитель, ему необходимо помнить, что приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, а  предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Личные заявления работников не должны регистрироваться вместе с входящими документами!

10. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Если в вашей организации объём документов достаточно велик, приказы по личному составу, касающиеся различных кадровых операций (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Например, в соответствии со ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком,  без сохранения з/платы хранятся 50/75 лет ЭПК, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска – 5 лет, обо всех видах отпусков работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет.

***О том, какие сроки хранения личных заявлений работников действуют в настоящее время вы можете узнать, приобретя запись вебинара "Личное заявление работника: как выстроить систему".

11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Например, при составлении графика отпусков может образовываться много подготовительных документов: заявки от подразделений, справки и заверенные выписки из графика отпусков или приказов от внешних совместителей и т.д. Все эти документы будут храниться в одном деле, а утверждённый график – в другом.

12. Переписка группируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Например, из органов внутренних дел поступил запрос о предоставлении сведений, работает ли такой-то работник в вашей организации, ответ следует помещать за этим запросом.

13. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Например, приказы о расторжении (прекращении) трудового договора, увольнении помещаются в одно дело, а документы-основания к ним: заявления работников, другие документы (акты, заверенные копии свидетельств, справок, медицинских заключений и др.) – в другое.

14. При временной либо постоянной смене ответственного лица следует проводить приём-передачу дел специальной комиссией с составлением соответствующего акта.

****

Ну что же, надеюсь, теперь вы встретите новый делопроизводственный год во всеоружии и обуздаете поток кадровых документов, заключив его в нужное русло! Удачи! 😊

©Татьяна Самородских, 2024

Также вам может быть интересно:

• Как принять дела у кадровика
• Хранение кадровой документации
• Приём-передача трудовых книжек
• Как проверить персональные данные работника