Ох уж эти работники! Не успеешь оформить на них весь пакет необходимых документов, заполнить личную карточку, занести сведения в банк данных, как начинается: то у него телефон поменялся (ну ладно, это – мелочи!), то адрес, а то – о боже! – он (вернее, она 😊) замуж выйдет!
А ещё надо следить, чтобы паспорта вовремя меняли… В общем, никакого покоя нет бдительным работникам кадровых спецслужб 😊 И хотят они этот процесс как-то упорядочить, чтобы работники вовремя сообщали им о происходящих изменениях. В результате рождаются различные обряды, ритуалы и традиции…
Традиции эти многолетние, на советских предприятиях работники послушно им подчинялись, но наступили новые времена, и в обиход вошёл грозный термин - ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ!
И вот особо продвинутые уже взбрыкивают, аргументируя тем, что не обязаны, кадровики и бухгалтера нервничают… Кто прав? Можно ли закрепить в локальном нормативном акте организации обязанность работников предоставлять сведения об изменении их паспортных данных, сведений о семье, о детях, о фактическом адресе проживания?
Да, закрепить такой порядок можно, но привлечь работника к ответственности в случае его нарушения нельзя.
Обработка персональных данных работодателем
С одной стороны, работодатель в силу требований законодательства обязан предоставлять актуальные персональные данные работников в соответствующие органы:
· «В целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета военных комиссариатов,
***Дополнено 07.12.2021: в действующей редакции Положения о воинском учёте вместо личных карточек указаны учётные документы. Это документы, по которым осуществляется воинский учёт в организациях. Их перечень, формы, порядок хранения и заполнения устанавливаются Министерством обороны Российской Федерации (п. 27 Положения о воинском учёте, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
· «Страхователь представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах… при изменении сведений, предусмотренных подпунктами 2 - 5 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона…» - п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»;
Что это за сведения? Смотрим указанные подпункты:
«2) фамилия, имя, отчество, фамилия, которая была у застрахованного лица при рождении;
3) дата рождения;
4) место рождения;
5) пол» 😊 (ну а что – всякое бывает);
· ну и совсем страшное для работодателя, сопряжённое со штрафами: «Представление налоговым агентом налоговому органу документов, предусмотренных настоящим Кодексом, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения» - п. 1 ст. 126.1 Налогового кодекса РФ.
Что считать недостоверными сведениями, читаем в Письме Федеральной налоговой службы РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 «О налоговой ответственности налоговых агентов»:
«Кодекс не содержит определения понятия «недостоверные сведения». В связи с чем любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ и расчетов по форме 6-НДФЛ, не соответствующие действительности, можно отнести к недостоверным.
…
Указанная ответственность… применяется в случае допущения ошибки в показателях, идентифицирующих налогоплательщиков - физических лиц (ИНН физического лица, фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные)…»
***Дополнено 07.12.2021: в настоящее время вместо сведений по форме 2-НДФЛ работникам выдаются сведения по форме СДФЛ - «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Обязанность работника сообщать об изменении персональных данных
С другой стороны, действующее законодательство не устанавливает для работника обязанности извещать работодателя об изменении персональных данных. Работник имеет право
· на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным (ст. 89 ТК РФ);
· на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 89 ТК РФ);
· требовать исключить или исправить неверные или неполные персональные данные (ст. 89 ТК РФ);
· требовать об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях (ст. 89 ТК РФ);
· отозвать согласие на обработку своих персональных данных (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Что посоветовать работодателю в данном случае?
Вы можете «зацепиться» за право работника требовать исправления неверных персональных данных и прописать в соответствующем локальном нормативном акте механизм реализации этого права, а затем уже мягко «работать с персоналом», как любят формулировать руководители, то есть не заставлять, а приглашать работников: «Придите, проверьте, все ли данные актуальны».
Таким образом, у вас выстроится логическая цепочка:
- работник до подписания трудового договора знакомится с локальным нормативным актом, где закреплено его право требовать исправления неверных персональных данных, а также описан порядок действий в данной ситуации;
- своей подписью работник подтверждает факт ознакомления с данным документом;
- если за определённый временной период работник не потребовал в установленном порядке исправления неверных персональных данных, следовательно, они остаются актуальными.
Таким образом, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за непредоставление актуальной информации о персональных данных нельзя, так как такая обязанность трудовым законодательством не установлена, но вы можете организовать процесс актуализации персональных данных работников, помогая им реализовать право, данное ст. 89 ТК РФ.
В случае наступления негативных последствий для работника, связанных с использованием неактуальных сведений, претензии он может предъявить только себе.
Также вам будет интересно:
Комментариев нет:
Отправить комментарий