Номенклатура дел кадровой службы: 10 полезных фактов

(Актуализировано 17.07.2025)

В конце календарного года у специалистов кадровых служб принято приводить в порядок документы для дальнейшего хранения, оформлять новые дела на предстоящий год.

И если до этого ваше подразделение пребывало в состоянии документационного хаоса, у вас есть хороший шанс с января начать новую жизнь 😊

Для этого предлагаю ознакомиться с полезными фактами, которые помогут вам составить номенклатуру дел кадровой службы.

****

1. Систематизируйте документы своего подразделения (даже если вы - единственный специалист, ведущий данное направление) и составьте перечень – номенклатуру дел.

2. Номенклатура дел структурного подразделения является составной частью общей номенклатуры дел – основного учётного документа дел организации.

3. Номенклатура дел включает следующие графы;

•         1 – индекс дела;
•         2 – заголовок дела;
•         3 – количество единиц хранения;
•         4 – срок хранения и номер статей по перечню;
•         5 – примечание.

4. Индекс дела состоит из двух чисел: первое – номер структурного подразделения, второе – порядковый номер дела по номенклатуре. Если в вашей организации в других документах используются номера (коды) подразделений, например, в штатном расписании, в расчётных листках, то во всех документах, включая номенклатуру, они должны быть одинаковыми. Номера записываются арабскими цифрами, например: 07-01, где 07 – код подразделения, 01 – порядковый номер дела по номенклатуре дел подразделения.

5. В заголовках дел не должны использоваться расплывчатые, неконкретные формулировки: «общая переписка», «разные документы». Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, например: «Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска».

6. Графу 3 заполняют в конце года, когда уже будет ясно, сколько томов (частей) в данном деле. Указывают номер тома (части) и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1. 09.01.2024 – 31.05.2024

Т. 2. 01.06.2024 – 30.12.2024 

  

7. Для определения сроков хранения используют следующие документы:

•          типовой или ведомственный перечень;
•          типовую или ведомственную номенклатуру;
•       Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

•        Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу»).

8. В графе 5 «Примечание» отметки делаются в течение всего срока действия номенклатуры. Здесь можно указывать сведения:

•         о заведении дел («Заведено»),
•         о переходящих делах («Переходящее с 2014 г.»),
•         о выделении дел к уничтожению,
•         о передаче дел в другую организацию для продолжения,
•    место хранения подлинников документов, если в кадровой службе хранятся их копии,
•      о том, что дело ведётся в электронном виде с указанием наименования информационной системы («Электронные документы. СЭД «Кадры», БД «Акты»);
•         о должностных лицах, ответственных за ведение дела, и др.

9. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, выписываемые организацией, книги, брошюры, рекламные буклеты и т.п.

10. Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, то заголовки этих дел включаются в номенклатуру дополнительно. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера.

****

О том, как правильно формировать кадровые документы в дела, читайте в материале «Формирование кадровых документов в дела: 14 полезных советов».

©Татьяна Самородских, 2025

Также вам может быть интересно:

•    Электронный кадровый документооборот (новости 2023 г.)
•    Копия правил внутреннего трудового распорядка: обязательно ли выдавать её работнику?
•    Как принять дела у кадровика
•    Хранение кадровой документации

***

Значительную часть кадровых документов составляют личные заявления работников, которыми работники кадровых служб зачастую пренебрегают, считая, что это документ незначительный, и ему не стоит уделять особого внимания.

Однако такое пренебрежение может породить неблагоприятные для организации последствия.

Если вы хотите выстроить систему работы с заявлениями работников, правильно их оформлять, регистрировать, использовать в работе и хранить, приобретайте запись вебинара «Личные заявления работников: как выстроить систему» — двухчасового видео с практическими советами и образцами документов!

СОДЕРЖАНИЕ ВИДЕО:

1. Виды заявлений

2. Обязательно ли брать с работников заявления?

3. Виды документов, использующихся в коммуникациях «Работник-работодатель»

4. Обязательно ли заявление о приёме на работу?

5. Кто в организации должен заниматься заявлениями работников?

6. Как правильно оформить заявление

7. Регистрация заявлений

8. Маршрут заявлений в документационном потоке

9. Порядок формирования заявлений в дела

10. Сроки хранения заявлений

11. Электронные заявления

12. Следует ли принимать ксерокопии и скан-копии заявлений?

13. Как ознакомить работников с правилами подачи заявлений?

14. Планирование кадровых событий с помощью заявлений

Желаем интересного и полезного просмотра!