Обязательна ли штатная расстановка

Нужна ли штатная расстановка

О том, что такое штатная расстановка, я рассказывала в публикации «Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки».

Обязателен ли данный документ? Нет, не обязателен. Нужна ли штатная расстановка? Этот вопрос каждый работодатель решает для себя сам.

· Как доказать, что в момент сокращения в организации не было вакансий?

· Как узнать, сколько вакансий существует в данный момент?

· Как определить, сколько работников получают определённую надбавку, какая сумма идёт на данную надбавку и какую долю в общем фонде оплаты труда занимает эта надбавка?

На эти и другие вопросы вы можете отвечать, используя различные источники информации. Возможно, вы ведёте некие списки в электронном, а то и бумажном (!) виде. Но есть возможность поместить всю необходимую информацию в единый документ, и это – штатная расстановка! 😊

Так как форма штатной расстановки и порядок её ведения никак не регламентированы действующим законодательством, вы вправе сами включить в неё необходимые графы:

· фамилию, имя, отчество работника, замещающего штатную единицу;

· табельный номер;

· количество замещаемых штатных единиц;

· размер оклада, доплат и надбавок, установленных конкретному работнику;

· принадлежность работника к льготной категории (инвалид, мать-одиночка, несовершеннолетний и т.д.);

· текущий статус работника (например, находится в отпуске по уходу за ребёнком);

· количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (основного и дополнительного);

· наличие учёной степени, почётного звания и т.д.

Учёт и анализ информации

По опыту работы с данным документом могу сказать, что с его помощью вы можете не только вести кадровый учёт, но и анализировать многие аспекты, связанные с персоналом компании.

Про размеры выплат я уже сказала – вы можете установить количество работников, получающих определённую выплату (например, рабочие – за работу с личным клеймом) с разбивкой по структурным подразделениям, по категориям, общую сумму, затрачиваемую на выплату данной надбавки (также – с разбивкой по структурным подразделениям и категориям персонала), долю надбавки в общем фонде оплаты труда.

Можете проанализировать, какие штатные единицы долгое время остаются вакантными. Если причина не в том, что должности (профессии) редкие, и трудно найти кандидата, то, возможно, в этих пустующих позициях – резерв для оптимизации?

Выясните причины, почему в течение продолжительного времени организация обходится без работников на данных должностях: возможно, здесь имеет место дублирование функций, и такие же работы выполняются по другим должностям?

Если данные работы выполняются в порядке совмещения профессий (должностей) в течение длительного времени, надо задаться вопросом: какова нагрузка работников по основной должности? Если это явление носит массовый характер, у вас есть повод задуматься, не раздуты ли штаты.

Анализируя количество работников, получающих определённых надбавки, по структурным подразделениям, можно также получить интересную информацию. Например, почему в одном цехе 70% работников имеют надбавку за высокое качество работы, а в другом – только 15%?

· Во втором цехе работники настолько хуже работают?

· Начальник второго цеха более строг к своим подчинённым?

· Начальник второго цеха ленится и вовремя не оформляет документы на установление надбавки своим работникам?

· Каков порядок установления надбавки? Существуют ли объективные показатели, или оценка качества работы отдана на откуп начальнику цеха?

Как видите, штатная расстановка при условии её правильного ведения – незаменимый инструмент для сбора и анализа информации.

©Татьяна Самородских, 2018

Также вам будет интересно:

· Безопасность информации в кадровой службе. Требования к работе с документами

· Кто должен вести табель учёта рабочего времени?

· Что за зверь такой – табельный номер?

· Ознакомление работника с локальными нормативными актами