Наш труд: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

В соответствии с частью 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник должен по 31 декабря 2020 г. включительно подать работодателю письменное заявление, в котором будет изложен его выбор: хочет ли он оставить бумажную трудовую книжку либо переходит на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.

Если организация использует бланки и образцы заявлений, следует разработать соответствующие формы и для данной ситуации.

Ничего сложного в данных документах нет, вот как может выглядеть образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки:

Как составить заявление о бумажной трудовой книжке

А вот — о переходе на так называемую электронную трудовую книжку:

Форма заявления об электронной трудовой книжке

Нужно ли регистрировать заявления

Нужно ли регистрировать личные заявления работников? Такого требования законодательство не содержит, но для упорядочения документооборота и во избежание конфликтов я советую это делать. Тем более, что от даты получения заявления работодателем отсчитываются различные сроки — например, срок предупреждения об увольнении.

Кроме того, дата подачи заявления о выборе работника фигурирует во всех формах, планируемых ПФР к утверждению: СЗВ-ТД, СТД-Р и СТД-ПФР.

Обратите внимание, дата написания заявления и дата подачи могут различаться! Работник написал заявление, но подал его работодателю лишь через некоторое время, поэтому необходимо зафиксировать именно дату подачи.

О том, как организовать эту работу, вы можете узнать из видео.

В соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ по делопроизводству), отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу и включает в себя дату (при необходимости — время) и входящий номер:

Нужно ли регистрировать заявления работников

Срок сдачи отчёта в ПФР

Если работник подал одно из вышеуказанных заявлений, об этом необходимо отчитаться перед ПФР до 15 числа следующего месяца, указав, какой именно выбор сделал работник, и когда он подал заявление. Вот выдержка из отчётной формы СЗВ-ТД:

Например, Иванов И.И. подал заявление 17 августа 2020 г., значит, об этом событии вы должны известить ПФР не позднее 15 сентября 2020 г.

Если работник выбрал дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, вам остаётся только отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР.

Если же работник переходит на электронный формат сведений о трудовой деятельности, вам необходимо выдать ему трудовую книжку, предварительно внеся в неё запись о выборе работника. В графе 4 трудовой книжки в качестве документа-основания вы указываете то самое заявление работника:

*Примечание: данная запись является примерной, официально образец такой записи не утверждён.

Не забудьте заверить блок записей своей организации подписью ответственного лица и печатью (при наличии)! Если в трудовой книжке есть записи о поощрениях и награждениях, их также нужно заверить.

Помните, что работник, получая трудовую книжку, должен расписаться в книге учёта ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей!

Хранение заявлений работников

После того, как воля работника исполнена, заявление должно быть помещено на хранение. Сроки хранения документов по личному составу указаны в следующих нормативно-правовых актах:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1)
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень)

К сожалению, конкретно такие виды заявлений там не указаны, возможно, позднее будут внесены изменения. Для большей уверенности можете сделать запрос в архивную организацию. Если данные заявления будут отнесены к документам длительного срока хранения (50/75 лет), то их можно хранить в составе личных дел.

В этом случае не забудьте внести изменения в локальный нормативный акт, регламентирующий ведение личных дел в вашей организации.

Если же эти заявления отнесут к документам временного срока хранения, то можно воспользоваться ст. 665 Перечня - заявления, не вошедшие в состав личных дел, и тогда срок их хранения будет 5 лет.

В этом случае в личные дела их помещать мы уже не можем, так как по правилам делопроизводства документы с разным сроком хранения следует помещать в разные номенклатурные дела.

Вам нужно завести новое номенклатурное дело и внести изменения в номенклатуру дел.

*Примечание: ведение личных дел не обязательно, если вы не относитесь к государственной или муниципальной службе.
***

Дополнено 28.07.2020: с 18 февраля 2020 г. вступил в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

К сожалению, в этом Перечне также отсутствуют подобные заявления, а, кроме того, исчезла и такая позиция, как «заявления, не вошедшие в состав личных дел». Что делать? Предлагаю следующие варианты:

Обратиться к специалистам архива за разъяснениями
Установить срок хранения 5 лет, так как из всех заявлений, упомянутых в перечне и связанных с трудовыми отношениями, заявления с данным сроком хранения составляют наиболее многочисленную группу
Применить ст. 451 Перечня: «Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий». В этом случае срок хранения таких заявлений — 1 год

***
На самом заявлении в соответствии с ГОСТом по делопроизводству делается отметка о направлении в дело, которая может быть дополнена краткими сведениями о характере исполнения документа: