Ответственный за электронные трудовые книжки

Итак, свершилось! Мы с вами стали свидетелями переломного момента в истории трудовой книжки. Когда-то, в далёком 1919 году, трудовые книжки обязаны были иметь все лица старше 16 лет, так как этот документ выполнял функцию удостоверения личности, за уклонение от получения трудовой книжки в те годы грозило тюремное заключение сроком до 6 месяцев, а за потерю – штраф, так как паспортов в молодой Советской республике не было.

• И вот, через сто лет, трудовая книжка, следуя веяниям времени, преобразовывается в электронный документ, по-прежнему оставаясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность работника.

Закон о введении электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 г. вступили в силу два федеральных закона:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»
  
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  

Трудовой кодекс дополнен новой статьёй — 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», это и есть то, что в народе называют «электронная трудовая книжка». Такие сведения работодатель обязан подавать в ПФР и выдавать работнику в определённых случаях, соответственно, у специалистов по кадрам появились новые обязанности, которые необходимо зафиксировать документально.

Новые должностные обязанности

Новые обязанности можно разделить на три блока:

1) взаимодействие по данному вопросу с работниками;

2) взаимодействие с ПФР;

3) работа со сведениями о трудовой деятельности: ведение, хранение, учёт.

1. Взаимодействие с работниками:

• Оформление и выдача уведомлений работникам о переходе на новый формат ведения сведений о трудовой деятельности
• Приём и регистрация заявлений о выборе работника
• Выдача трудовой книжки на руки работнику с внесением в неё соответствующей записи в случае выбора работником способа ведения сведений о трудовой деятельности
• Выдача работнику сведений о его трудовой деятельности (в период работы в организации либо в случае увольнения): заполнение формы и заверение записи

2. Взаимодействие с ПФР:

• Подача сведений о трудовой деятельности работников в ПФР (в случае приёма на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения, подачи заявления о выборе работника)

3. Работа со сведениями о трудовой деятельности внутри организации:

• Внесение сведений в отчётные формы, банк данных о персонале, программу автоматизированного кадрового учёта

Вы можете дополнить данный перечень исходя из специфики вашей организации, но это — необходимый минимум.

Кого можно назначить ответственным

Кого же назначить ответственным за вышеуказанные работы, ведь теперь их необходимо выполнять постоянно?

• Этот вопрос не урегулирован законодательством, каждая организация вправе устанавливать схемы документооборота самостоятельно.

Думаю, за первый блок работ целесообразно назначить ответственными тех же лиц, что отвечали в вашей организации за работу с трудовыми книжками.

Схемы распределения обязанностей могут быть различными в зависимости от масштаба и организационной структуры: на крупных промышленных предприятиях даже внутри отдела кадров возможно разделение, когда одни специалисты работают с трудовыми книжками рабочих, другие — с трудовыми книжками руководителей, специалистов и служащих.

• Если ваша организация имеет удалённые подразделения, документооборот может быть организован таким образом, что трудовые книжки хранятся либо централизованно, в головном офисе, либо в этих подразделениях, и в каждом назначен ответственный за работу с ними.

Что касается второго блока — подачи сведений в ПФР — уже сейчас, судя по вопросам в кадровых группах и на кадровых форумах, намечается конфликтная зона: кто должен подавать эти отчёты?

И здесь, опять же, право решения остаётся за работодателем. Возможно, в небольших организациях, где рабочее место специалиста по кадрам не оснащено программой автоматизированного кадрового учёта (бывает и такое!), уместно будет поручить эту работу специалистам бухгалтерии, взаимодействующим с ПФР, им нужно будет лишь запрашивать нужную информацию у специалиста по кадрам.

• Третий блок работ связан с программой автоматизированного кадрового учёта: если она есть только у работников бухгалтерии, то логично хранить эту информацию в программе, если же работодатель настаивает, что этим должны заниматься кадровики, то им придётся обходиться стандартным офисным пакетом.

Какое бы решение ни принял работодатель, необходимо правильно его оформить:

• внести соответствующие дополнения в трудовые договоры, должностные инструкции работников, 
• издать приказ о назначении ответственных;
• документально разделить зоны ответственности между бухгалтерией и кадровой службой, чтобы избежать потенциальных конфликтов.

©Татьяна Самородских, 2020

Также вам будет интересно:

• Электронные трудовые книжки. Последние новости
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
• Работник устраивается на работу впервые в 2020 году: электронная трудовая книжка или бумажная?
• Новые тренды - новая нагрузка… 
  
• Как вносить изменения в должностные инструкции 

Полезные материалы по теме