Если говорить о бумажной учётной кадровой документации, то картотека является идеальным вариантом для учёта соглашений к трудовым договорам.
Специфика соглашения к ТД заключается в том, что нумерация ведётся в рамках одного ТД, например, "Соглашение № 1 к ТД № 25 от 12.03.2016", "Соглашение № 2 к ТД № 25 от 12.03.2016" и т.д.
Если вы регистрируете соглашения в журнале учёта соглашений, то записи идут в хронологическом порядке, и для того, чтобы определить, сколько соглашений оформлено к конкретному ТД, вам придётся вручную делать выборку, что, конечно, неудобно.
Картотека же помогает решить эту проблему, т.к. карточки вы будете помещать непосредственно в нужное вам место, и всегда легко будет определить, сколько соглашений имеется к конкретному ТД.
На карточках,
регистрирующих соглашение, я рекомендую помещать следующую информацию: номер
соглашения, дата соглашения, номер и дата ТД, к которому составлено соглашение,
какие условия ТД подвергнуты изменению, какой документ составлен по результатам
заключения соглашения (например, приказ).
©Татьяна Самородских, 2016
©Татьяна Самородских, 2016
- О том, как регистрировать соглашения к трудовым договорам, смотрите видеоинструкцию.
2 комментария:
Зачем этот лишний учет, к чему усложнять? ТрудДоговоры, как и ДопСоглашения к ним, хранятся в личном деле работника, либо формируются в отдельные дела, если личные дела в компании не ведутся, тут я говорю о комм. структурах в первую очередь. Что мешает сделать отметки на самом ТД о наличии к нему допсоглашений? Да и в журнале регистрации ТрудДоговоров таковые отметки сделать проще простого. А если брать личное дело работника или текущие дела с документами, то там существует внутренняя опись документов, где очень быстро и легко все ищется. На самом допсоглашении легко делается отметка об издании приказа... А городить еще один учет, содержащий персданные работника... Но это мое мнение. Не настаиваю.
Вы в чём-то правы, можно воспользоваться и указанными вами способами. Но если вам нужно найти какие-либо сведения сразу по нескольким работникам, придётся, пользуясь вашим способом учёта, вынимать каждое личное дело, открывать его и смотреть документы. Если же вы используете способ учёта, предложенный мной, достаточно произвести несколько нажатий кнопок на компьютере (на картотеке не настаиваю, но даже с использованием картотеки времени на поиск тратится меньше).
Об электронном учёте я рассказываю в статье "Как регистрировать соглашения к трудовым договорам" - ищите на блоге.
Отправить комментарий