График отпусков: маленькие хитрости

(Актуализировано 07.05.2024)

При составлении графика отпусков кадровики сталкиваются с несколькими спорными моментами, которые могут осложнить или, напротив, упростить их работу. Это связано с тем, что данные вопросы либо совсем не урегулированы законодательно, либо их можно трактовать по-разному. Что это за вопросы?

• Нужно ли в графе № 6 графика отпусков «Запланированная дата» указывать точную дату или можно указать лишь месяц?
• Каким образом предупреждать работника о начале отпуска?
• Нужно ли издавать приказ в случае перенесения отпуска?

От того, как организация решит для себя эти вопросы, зависит объём работы кадровика по оформлению предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Поделюсь своим опытом. Сначала я действовала по схеме № 1: в графике отпусков мы указывали точную дату. Это вызывало большое количество конфликтных ситуаций уже на этапе планирования отпусков, т.к. работники вполне справедливо заявляли, что не могут сейчас, в конце года, планировать с точностью до дня, когда они смогут уйти в отпуск. У многих начало отпуска было связано с отпуском супруга, а значит, нужно было дождаться, когда в организации супруга составят график отпусков. Смогут ли купить путёвку или билеты и на какую дату… В общем, приходилось нелегко.

Затем, когда график отпусков (ГО) был утверждён, каждому работнику мы готовили уведомление за три недели. И так как даты даже в одном месяце были разными, приходилось проделывать ещё кучу работы.

И, наконец, третий «маленький ад»: в связи с тем, что утверждённые даты зачастую были формальными (просто потому, что так нужно), а также в связи с большим процентом текучести персонала сроки отпусков смещались, и мне приходилось оформлять огромное количество приказов о внесении изменений в ГО. В результате, больше ничего, кроме как «обслуживать» ГО, делать не удавалось.      И тогда я решилась на схему № 2!

В этом, честно говоря, мне помог очередной семинар по кадровому делопроизводству, после которого я поинтересовалась у ведущей – представителя Государственной инспекции труда – можно ли вместо даты начала отпуска указывать только месяц. Она ответила, что можно! И при составлении очередного ГО дела уже пошли веселее. 

Кроме того, на том же семинаре ведущий отметил, что так как сам ГО утверждается непосредственно подписью руководителя, а не приказом (это заложено в унифицированной форме Т-7), то и никаких приказов о внесении в него изменений издавать не нужно. Основанием для перенесения отпуска может служить заявление работника с визой руководителя либо другой документ (листок нетрудоспособности, предложение работодателя с визой согласия работника и т.д.).

И, наконец, я избавилась от необходимости уведомлять работников уведомлениями (извините за тавтологию). Так как в законодательстве не урегулирован вопрос, каким именно образом уведомлять работников о начале отпуска, я решила, что издание приказа  и ознакомление с ним работника тоже можно считать уведомлением. Приказом по основной деятельности мы ввели возможность уведомлять работников посредством электронной почты, и по результатам этой «мини-оптимизации» сложился такой алгоритм:

1) в ГО указываем месяц начала отпуска;

2) в начале текущего месяца делаем электронную рассылку работникам, чем отпуск запланирован на следующий месяц, т.е. в марте предупреждаем апрельских отпускников, напоминая, что они должны подать заявление с указанием точной даты отпуска за три недели до намеченной даты;

3) принимаем заявление за три недели, за две недели издаём приказ и знакомим с ним работника, тем самым соблюдая требования законодательства;

4) в случае изменения отпуска (перенесения, разделения на части и др.) просто указываем в ГО реквизиты заявления работника (конечно, при условии, что руководитель организации одобрил эту просьбу).

Процент исполнения ГО резко повысился, а объём моей работы по оформлению отпусков уменьшился. Возможно, кому-то такие решения не подойдут, возможно, в каких-то организациях царит железная дисциплина, и работники уходят в отпуск точно в указанную дату, а если им нужно выйти за рамки запланированных дат, берут отпуск без сохранения заработной платы, но в нашем варианте мы нашли компромисс, устроивший все стороны: и работников, и директора, и меня как руководителя кадровой службы. При проверке ГИТ замечаний к оформлению ГО и его исполнению также не возникло.

***

Для подтверждения правильности наших решений привожу следующие цитаты:

1) «…действующее законодательство, регулирующее правоотношения в рассматриваемой сфере, не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника…» (Определение Верховного Суда РФ от 06.02.2014 № АПЛ13-606);

2) Вопрос: «...достаточно ли приказа о предоставлении отпуска, изданного за 2 недели до начала отпуска работника и ознакомление работника с ним. Будет ли в данном случае приказ являться уведомлением?

Ответ:

Полагаем, что будет, но при условии, что в приказе о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику будет упоминание о том, что работник извещен о начале отпуска» (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/160998).

©Татьяна Самородских, 2024

Также вам будет интересно:

• Как правильно разделить ежегодный отпуск?
• Можно ли удержать отпускные, выплаченные авансом?
• Одно заявление - два приказа (об отпуске с последующим увольнением)
• Обязательно ли ознакомление с графиком отпусков?

Вы можете заказать полезные материалы:

• перечень категорий работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время;
• презентацию "Что должен знать кадровик о ежегодном оплачиваемом отпуске";
• документ для самоаудита в части предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Обращайтесь через мессенджеры WhatsApp, Viber, Telegram по номеру: +7-912-319-88-12

Приобретайте запись вебинара "Как правильно составить график отпусков"