Фотография рабочего времени

В публикациях «Раскрутка на оптимизацию, или Почему молчат сотрудники» (часть 1, часть 2) я рассказывала о том, что метод опроса по ряду причин не всегда является удачным выбором для того, чтобы выяснить, какие работы выполняет специалист или подразделение в целом. Данный метод может быть дополнением к другим. 

Рассмотрим такой метод наблюдения как фотография рабочего времени (ФРВ). Это вид изучения рабочего времени, при котором наблюдаются и измеряются все без исключения затраты на протяжении рабочего дня или его отдельной части.

Проведение наблюдения заключается в последовательной и подробной записи всего происходящего на рабочем месте в специальном документе, который может называться по-разному, например – наблюдательный лист.

Наблюдательный лист фотографии рабочего времени

В зависимости от цели наблюдения вы можете включать в наблюдательный лист различные графы, но есть и обязательные, которые традиционно присутствуют в этом документе:

•     наименование затрат времени/работ;
•     время начала работы;
•     продолжительность работы; 
•     индекс затрат.

Совет: когда ваша цель – первоначальное ознакомление с трудовым процессом, определение содержания деятельности специалиста, перечня и последовательности операций, вы можете ограничиться визуальным наблюдением без измерения затрат рабочего времени. Это будет своего рода адаптационный период и для вас, и для работника.

Вы начнёте понемногу «распутывать клубок» деятельности специалиста, а он будет привыкать к присутствию постороннего.

Вот здесь вам уже будет необходимо по результатам первичных наблюдений побеседовать с работником. Постепенно начнут проясняться виды работ, последовательность операций. Потом можете добавить измерение временных затрат.

В результате ваш лист наблюдения может выглядеть следующим образом (методист отдела информационных технологий учебно-методического центра):

Наименование работы	Время начала работы	Продолжительность работы, мин	Код работы
Проверка работ учащихся дистанционного курса	09.04	57	Дист
Подготовка сметы на награждение	10.03	92	Конк
Ознакомление с приказом «О мониторинге сайтов образовательных организаций»	11.43	7	Мон
Создание таблицы списка подарков на гугл-диске	11.55	35	Конк
Проведение консультаций учащихся дистанционного курса	12.04	32	Дист

Если вам непонятно, какой код присвоить той или иной работе, можете оставить это поле незаполненным до беседы с работником.

Постепенно благодаря кодированию начнёт вырисовываться картина основных направлений деятельности специалиста.

Коды видов работ

В зависимости от целей наблюдения кодировать работы можно по-разному. Например, в приведённой мною таблице работам присвоены коды в зависимости от содержания работ:

• ·   Дист – сопровождение дистанционных курсов;
• ·   Конк – участие в организации конкурсов;
• ·   Мон – мониторинговая деятельность и т.д.

Но затем те же работы были рассмотрены под другим углом. Мы использовали следующие коды:

• · ПТ – плановая текущая. Пример: сопровождение дистанционных курсов;
• ·  ПР – плановая, направленная на развитие. Пример: разработка нового сайта организации;
• ·  ВП – внеплановая. Пример: проверка компьютерного оборудования в учебном классе.
• ·  Орг – организационная. Пример: подготовка отчёта о проделанной работе.

В результате такого структурирования могут выявиться весьма любопытные вещи: например, что организационная работа, по сути, вспомогательная, занимает большую часть времени.

Так, было выявлено, что у работников организации много времени тратится на то, чтобы дойти до кабинета специалистов техподдержки, объяснить суть заявки, а потом контролировать, чтобы специалист не забыл про неё! Кроме того, постоянно возникали простои из-за проблем с картриджами.

По итогам были приняты следующие меры:

1) разработана электронная форма заявок и контроля выполнения;

2) разработана схема плановой замены картриджей;

3) специалистам техподдержки были установлены критерии и показатели премирования, связанные с обеспечением бесперебойной работы оборудования, скоростью и качеством исполнения заявок;

4) на рабочие места специалистов техподдержки (не смейтесь!) был установлен телефон.

Последний пункт может выглядеть забавно, но связано это было, как ни странно, с тем, что директор не представляла себе масштабов востребованности технических специалистов, и поэтому отмахивалась от их робких просьб, аргументируя тем, что другим телефонные номера более нужны (там была ограничена ёмкость АТС). Но итоговые цифры потерь рабочего времени, полученные по результатам наблюдения, говорили сами за себя.

Самофотография рабочего времени

ФРВ может быть индивидуальной и групповой. То есть вы можете наблюдать за одним либо несколькими работниками. Но понятно, что, если все специалисты выполняют разную работу, наблюдать за несколькими становится не просто сложно, а зачастую попросту невозможно, поэтому такой метод достаточно трудоёмкий, так как необходим большой штат наблюдателей.

Для экономии человеческих, временных, финансовых ресурсов, а также для вовлечения работников в процесс исследования используют метод самофотографии рабочего времени, который также может проводиться в различных вариантах:

• · работник фиксирует все виды работ в течение всего рабочего дня;
• ·   работник фиксирует только простои с указанием причин;
• · работник фиксирует все виды работ в течение определённого отрезка рабочего времени (то есть выборочно);
• · работнику выдают готовый бланк наблюдений с уже прописанными видами его работ, он лишь фиксирует временные затраты.

Об этом методе подробнее говорится в статье «Фотография и самофотография рабочего времени. Цели и результаты».

©Татьяна Самородских, 2017

• Публикация на HR-portal

Читайте также:

• И вновь о процессах…
• Как организовать работы, связанные с нормированием труда
• Фотография и самофотография рабочего времени. Ограничения в применении
• САМОФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. Подготовка к проведению. Возможные проблемы