Как сделать штатную расстановку

Предыдущие публикации:

· Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

· Обязательна ли штатная расстановка

· Как отразить в штатной расстановке совмещение должностей

Если вы решили вести штатную расстановку, вам следует:

1) разработать её форму;

2) определить должностное лицо, ответственное за ведение штатной расстановки;

3) утвердить порядок ведения расстановки.

Форма штатной расстановки

Разработать форму штатной расстановки – значит, продумать, какие сведения вы будете в неё вносить. Об этом мы уже говорили в предыдущих публикациях. Обязательными являются:

· наименование структурных подразделений и должностей (профессий, специальностей);

· фамилия, имя, отчество работника, замещающего должность (профессию, специальность);

· количество штатных единиц, которые замещает работник;

· размеры оклада (тарифной ставки), доплат и надбавок, установленных конкретному работнику.

Также на своё усмотрение можете добавлять любую информацию, которую посчитаете полезной, например:

· реквизиты приказов (распоряжений) о приёме, переводе работника;

· сведения о совмещении должностей;

· сведения о текущем статусе работника (находится в отпуске, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.);

· сведения о принадлежности работника к льготным категориям (инвалид, несовершеннолетний и др.);

· количество дней оплачиваемого отпуска;

· наличие почётного звания, учёной степени и т.п.

Назначение ответственных лиц в организации

Вести штатную расстановку может любое должностное лицо в зависимости от структуры и масштаба вашей организации:

· специалист по кадрам;

· секретарь;

· бухгалтер по заработной плате;

· юрисконсульт;

· делопроизводитель;

· экономист по труду;

· табельщик

и т.д.

Главное, чтобы эта обязанность была закреплена в его должностной инструкции либо трудовом договоре. Если такой обязанности не было, а теперь вы решили её ввести, помните, что это квалифицируется как изменение трудовой функции. Варианты действий:

1) ведёте переговоры с работником о внесении дополнений в должностную инструкцию. Возможно, он согласится расширить перечень своих обязанностей без доплаты 😊, в этом случае вы редактируете должностную инструкцию либо, если обязанности были указаны в трудовом договоре работника, оформляете дополнительное соглашение;

2) если должность работника, которого вы планируете для ведения штатной расстановки, в вашей организации в единственном экземпляре, то есть вам не придётся соблюдать правило «одинаковые должности – одинаковый оклад», вы можете повысить оклад, одновременно расширив должностные обязанности, т.е. вы действуете в рамках ст. 72 ТК РФ;

3) можете оформить новые обязанности как дополнительную работу. Для этого вам нужно будет ввести в штатное расписание новую штатную единицу – целую или дробную часть (0,25; 0,5; 0,75) в зависимости от объёма предполагаемых работ. Наименование должности можете выбрать сами.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, обязанность по составлению штатного расписания закреплена за экономистом по труду. Он же осуществляет контроль за соблюдением штатной дисциплины, а это, собственно, и делается при помощи ведения штатной расстановки.

Далее действуете в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ: договариваетесь с работником о размере доплаты и оформляете соглашение о выполнении дополнительной работы и приказ. Если работник будет выполнять работу по той же должности, это квалифицируется как увеличение объёма работ, если должность будет другая – совмещение должностей;

4) возможно, вам повезёт, и должность, за которой вы хотите закрепить новые обязанности, у вас вакантна. В этом случае утверждаете новую должностную инструкцию, и вновь принятый работник уже будет обязан вести штатную расстановку.

Приказ об утверждении штатной расстановки

Далее вам следует утвердить порядок ведения штатной расстановки. На целое положение он не тянет, возможно, это будет инструкция либо специальный раздел в общем положении о кадровом документообороте, либо вы обойдётесь приказом, который, тем не менее, будет носить характер локального нормативного акта.

Главное, утвердить форму штатной расстановки, указать, что изменения вносятся на основании приказов по личному составу, описать, в каком виде будет вестись документ.

Вряд ли кому-то придёт в голову вести его в бумажном виде, безусловно, без электронной версии не обойтись, но иногда возникает необходимость зафиксировать текущую ситуацию, распечатав документ.

Установите периодичность такой фиксации, порядок заверения документа (кто имеет право подписывать распечатанную штатную расстановку), место хранения бумажных документов. Вам также придётся внести изменения в номенклатуру дел организации.

Напоминаю, что п. 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, установлен срок хранения штатных расстановок (штатно-списочного состава работников) 75 лет***.

Однако ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены коррективы: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет.

***Дополнено 14.07.2020: с 18 февраля 2020 г. вступил в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В соответствии со ст. 42 данного Перечня, штатные расстановки (штатно-списочный состав работников), хранятся 50/75 лет.

Приказом по основной деятельности назначьте должностное лицо, ответственное за ведение штатной расстановки. Не забывайте, что на период временного отсутствия данного лица вам нужно будет возлагать обязанности и ответственность на другого работника в установленном законодательством порядке.

***

Ведение штатной расстановки – серьёзная и ответственная задача, ведь это отражение текущей ситуации в вашей организации. Поэтому информация, содержащаяся в данном документе, должна быть актуальной, достоверной и полной, чтобы на её основе вы могли анализировать штатно-списочный состав по различным критериям.

©Татьяна Самородских, 2018

Также вам будет интересно:

· Некоторые аспекты разработки локальных нормативных актов (как согласовывать должностные инструкции)

· Сколько совмещений может быть у одного работника?

· Как предложить работнику выполнять дополнительную работу?

· Что за зверь такой – табельный номер?