Учёт дисциплинарных взысканий

Непререкаемый авторитет

Вечером Зиночке позвонила приятельница Анна Валерьевна. Познакомились они на каком-то кадровом семинаре и с тех пор изредка перезванивались. Анна Валерьевна на тот момент была свежеиспечённым начальником отдела кадров, переведённым с должности заведующей канцелярией.

Специального образования у неё не было, опыта работы в кадровом учёте – тоже. Организация, где работала Анна Валерьевна, потихоньку разрасталась, и вот доросла до собственного отдела кадров со штатной численностью аж в две единицы: начальник и специалист.

Так и начала Анна Валерьевна работать в новой должности: директор не отказывал ей в повышении квалификации и регулярно отпускал на различные семинары. В помощь ей взяли девочку «из своих»: чью-то дочку, старательную, но также не имевшую опыта работы в кадрах. Директор посчитал, что добросовестности, усидчивости и аккуратности обеих сотрудниц будет достаточно для овладения нехитрым делом кадрового учёта 😊

Поэтому на тихую Анну Валерьевну жизнерадостная бойкая Зиночка произвела неизгладимое впечатление. За время обеденного перерыва Зина успела рассказать кучу историй из жизни своего коллектива, пересыпая их ссылками на статьи Трудового кодекса, и тем самым раз и навсегда покорила Анну Валерьевну, сделавшись для неё непререкаемым авторитетом.

Ошибки кадровика

Темой сегодняшней вечерней беседы стал учёт дисциплинарных взысканий.

- Зина, скажи, а как ты учитываешь дисциплинарные взыскания? – взволнованно начала Анна Валерьевна.

Зина, успев выучить тревожный характер своей приятельницы, поняла, что вопрос задан неспроста.

- У вас что-то случилось, Анна Валерьевна? – участливо спросила Зиночка.

- Да понимаешь, не доглядели, начислили премию одному работнику, а у него взыскание неснятое. А по нашим правилам премии таким работникам не начисляются. Ну, директор был недоволен. И бухгалтер тоже. В общем, получился маленький скандал, - со вздохом закончила приятельница.

- А где вы их отмечаете? – поинтересовалась Зиночка.

- Да у нас коллектив небольшой, казалось, мы и так всех помним, дисциплинарка-то у нас нечасто случается.

- Выходит, не стоит на память надеяться, - назидательно ответила Зина. – Видите, как обернулось…

- Вижу, - уныло подтвердила Анна Валерьевна. – Вот думаю теперь, как это дело наладить. В личных карточках, что ли, писать? Так там и раздела такого нет, разве что в «Дополнительных сведениях», правда, там места мало… А ты как делаешь?

- Да, Анна Валерьевна, вы правы, ни в трудовых книжках, ни в личных карточках не предусмотрено внесение записей о вынесении дисциплинарного взыскания. Я знаю разные способы, как в других организациях ведут учёт.

Некоторые в личное дело вклеивают специальные листочки, в которых отмечают эти сведения. Некоторые ещё пользуются списками простыми бумажными, журналы учёта ведут.

Мне это неудобно, вы же знаете, я люблю с компьютером работать.

Анна Валерьевна знала. Зина все уши ей прожужжала про то, как чудесно составлять различные таблички в Excel. Сама Анна Валерьевна не была фанаткой компьютера, так, потихоньку пыхтела за ним, раз время требует.

Да и помощница её, на удивление, не была продвинутым пользователем. В Интернете посидеть, в соцсетях, скидки посмотреть на специальных сайтах – это да, тут её за уши было не оторвать, а вот что касается работы в программах – как-то не проявляла она интереса.

Но Зина упорно агитировала приятельницу за более плотное общение с компьютером, без устали расписывая ей преимущества современных технологий.

Помощник Эксель

Вот и сейчас она села на своего любимого конька:

- Я веду табличку в Excel. Информации минимум:

· фамилия, имя, отчество работника;

· дата вынесения взыскания и его вид (кроме увольнений);

· реквизиты приказа;

· самое главное – до какой даты взыскание действует;

· если снимаем досрочно – реквизиты приказа о снятии взыскания.

Нажмите на изображение для увеличения

Электронная табличка удобна тем, что можно историю по работникам посмотреть, отсортировав по алфавиту фамилии или через фильтр.

Но самое главное – когда я заполняю эту табличку, я сразу же дату окончания взыскания заношу в свой реестр событий, чтобы не забывать.

О, этот реестр событий!!! Сколько слышала про него Анна Валерьевна! Это было Зиночкино изобретение, и она им очень гордилась. С помощью этого реестра можно было запланировать любое кадровое событие и не забыть про него. По сути, это была электронная напоминалка, никакой программы автоматизированного кадрового учёта у Зины не было, возможно, поэтому её увлечение таблицами достигло такого расцвета.

Анна Валерьевна увядшим голосом ответила на Зиночкину бравурную речь:

- Ты же знаешь, я не очень-то с Excel дружу. Всё равно буду забывать вносить.

Зина не сдавалась:

- Возложите обязанность на Катю (так звали помощницу Анны Валерьевны). У неё ведь есть в должностной обязанность вести банк данных по сотрудникам? Это можете считать частью банка данных. Оформите приказ, утвердите форму таблицы, пусть ведёт. А не хотите электронный, заведите журнал учёта дисциплинарных взысканий. Также утвердите его форму и назначьте ответственного.

Форма может быть такая же, как моя таблица. Только вам придётся регулярно его просматривать – не истёк ли срок взыскания.

На этом и порешили.

Срок действия дисциплинарного взыскания

Вы также можете воспользоваться Зиночкиными советами и выбрать для себя удобный способ учёта дисциплинарных взысканий 😊

А учитывать их, как вы поняли, необходимо.

Во-первых, одним из оснований увольнения по инициативе работодателя является неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ), то есть специалисту по кадрам необходимо знать, имеет ли работник действующее дисциплинарное взыскание, или нет.

Во-вторых, зачастую отсутствие дисциплинарных взысканий является, в соответствии с установленными в организации правилами, условием установления стимулирующих надбавок, выплаты премий, предоставления каких-либо льгот, например, льготных путёвок, отпуска в удобное для работника время и т.д. На период действия взыскания работник лишается данных привилегий и выплат, поэтому так важно отслеживать эти сроки.

Напоследок напомню, что Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлены следующие сроки хранения документов:

· приказы о дисциплинарных взысканиях – 5 лет (п. 19 Перечня);

· документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, - 3 года (п. 694 Перечня).

***Дополнено 13.07.2020: с 18 февраля 2020 г. вступил в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В соответствии со ст. 434 данного Перечня, приказы о дисциплинарных взысканиях, как и документы к ним (докладные записки, справки, заявления) хранятся 3 года.

©Татьяна Самородских, 2018

Также вам будет интересно:

· Применение дисциплинарных взысканий

· Можно ли уволить за опоздание

· Не хотите прерывать отпуск?!! И не надо!..

· Нужно ли регистрировать заявления работников?